Meny

Så fixar du bästa inbjudan

Ska ni få folk att komma till ditt event krävs en bra inbjudan. Några som har svart bälte i detta är de ansvariga bakom Guldbaggegalan, som varje år lockar filmbranschens höjdare. Här är projektledaren Vicke Harris bästa tips för en lyckad inbjudan.

Varje år gästas Guldbaggegalan av filmbranschens 1 200 mäktigaste personer. Och för att lyckas locka regissörer, skådespelare, producenter och andra höjdare inom filmens värld med ständigt fullbokade kalendrar gäller det att göra en inbjudan som sticker ut.


Till 2018 års gala har exempelvis gästerna fått en inbjudan i form av den mest glamorösa biobiljetten genom tiderna, förseglad i ett frostat kuvert. Och för några år sedan rådde motsatsen – då dök det upp ett knöligt kuvert som var nedsmutsat med både blod och kaffe.


– Jag tycker att det viktigaste med en inbjudan är att den är genomtänkt, och den går gärna vara gjord med glimten i ögat. Man ska tänka utifrån evenemanget och vad som passar det. Ska det vara busigt, roligt och galet, eller ska det vara lite mer strikt och formellt? Det finns inget givet facit, säger Vicke Harris, övergripande projektledare för Guldbaggegalan.


Fysiskt föredras
En av de första frågorna att ställa sig när inbjudningar ska skickas är hur de ska distribueras. Och i de allra flesta fall är en fysisk inbjudan att föredra, menar Vicke Harris.


– Med Guldbaggegalan vill vi förmedla en speciell känsla som man får när inbjudan landar på mattan i hallen, man ska känna sig utvald. Jag vill också gärna att man ska få en wow-känsla, det ska vara något som är lite finare än räkningarna som ligger bredvid, säger Vicke Harris och fortsätter:


– Här kan det vara värt att satsa lite extra. Det är viktigt för att bibehålla digniteten i evenemanget. Skulle vi skicka ut någonting på vanligt tunt kopieringspapper får vi inte den där förväntansfulla känslan, då sticker vi inte ut. Varumärket Guldbaggen ska vara något speciellt och det är precis så jag tycker man ska tänka – det ska finnas en röd tråd från varumärket till inbjudan.


Självklart finns det dock lägen när en digital inbjudan kan vara att föredra, framhåller Vicke Harris.


– Strävar du efter en yngre målgrupp med många influencers, då tror jag absolut på att göra det digitalt. Allting handlar om vem mottagaren är.


Bjud in i rätt tid
En viktig funktion med en inbjudan är att få reda på hur många människor som kommer att delta i evenemanget. Därför måste en inbjudan självklart ha ett OSA-datum. Här gäller det att träffa rätt i tiden, och Vicke Harris tycker att ett bra OSA-datum är ungefär tre veckor efter att inbjudan skickats ut. När man ska skicka ut sin inbjudan beror på evenemangets storlek och behov av att beställa förtäring och andra saker i tid.


– Det där får man anpassa. Guldbaggegalan är en så pass stor apparat att vi skickar ut inbjudningarna i november när festen är i januari. Men det hinner hända så pass mycket med OSA-listan längs vägen att vi måste göra det, säger hon, och fortsätter:


– Om jag däremot skulle arrangera ett annat evenemang hade jag kanske skickat inbjudningarna 4 veckor före eventet. Sedan får man komma ihåg att om man ska ha väldigt prominenta gäster som är mycket upptagna är det bra att skicka save the date lite tidigare.


Till sist finns det också en sak som är viktigare än allt annat – och det är att en inbjudan alltid ska vara tydlig.


– Det är otroligt viktigt, och man ska komma ihåg att folk inte orkar läsa hela om det är för mycket text. Var därför sparsam med informationen och försök att vara så tydlig du bara kan.

Dela

Inbjudan 5 tips

5 tips för en lyckad inbjudan

Guldbaggegalans projektledare Vicke Harris tips om hur du skapar en bra eventinbjudan.

Läs mer

Mötesadministrering

Inbjudningar

Skapa inbjudningar med smidiga mallar, bjud in dina gäster via ett par enkla knapptryckningar och håll koll på dina gästers anmälningar i realtid.

Mer om mötesadministration

Guldbaggegalan

Guldbaggegalan 2018

Filmbranschens största svenska prisutdelning hölls den 22:a januari.

Vinnare